Das Fundament deines Business
Business-
Struktur
Dass die Arbeit erledigt wird, heißt noch nicht, dass die Organisation funktioniert.
Aufträge werden bearbeitet, Kunden betreut und Rechnungen geschrieben. Im Alltag gehört dazu aber oft auch: fehlende Angaben besorgen, Zuständigkeiten klären, Entscheidungen einholen und nachfragen, was aus einer Vereinbarung geworden ist.
Das übernehmen Geschäftsführung und Mitarbeiter zusätzlich zu ihren eigentlichen Aufgaben. Mit Erfahrung und kurzen Absprachen bekommen sie vieles hin. Dass die Arbeit erledigt wird, zeigt deshalb noch nicht, wie gut die Organisation funktioniert.
Wenn dieselben Schwierigkeiten regelmäßig auftauchen, schaue ich auf die Zusammenhänge: Welche Aufgaben gehören zusammen? Haben die Verantwortlichen die nötigen Informationen und Entscheidungsbefugnisse? Wie greifen die Abläufe der einzelnen Bereiche ineinander?
Auf dieser Seite zeige ich, wie ich Unternehmensorganisation betrachte und woran sich erkennen lässt, ob ein einzelner Ablauf geklärt, die Organisation weiterentwickelt oder die laufende Steuerung unterstützt werden muss.
Passt eure Organisation noch zu eurem Betrieb?
Ein Mitarbeiter übernimmt eine zusätzliche Aufgabe. Ein neuer Kunde braucht einen anderen Ablauf. Bei einer dringenden Entscheidung springt die Geschäftsführung ein. Vieles wird direkt geregelt, weil es in diesem Moment sinnvoll ist.
Manche dieser Lösungen bleiben über Jahre bestehen. Auch dann, wenn sich Aufgaben verändert haben, andere Mitarbeiter zuständig sind oder mehr Bereiche zusammenarbeiten müssen. Neue Absprachen kommen hinzu; die bisherigen werden nicht unbedingt überprüft.
So kann jemand für eine Aufgabe verantwortlich sein, aber für jede Entscheidung eine Freigabe brauchen. Oder ein Bereich soll Informationen weitergeben, von denen er gar nicht weiß, wann und wofür sie gebraucht werden.
Deshalb schaue ich auf beides: Was ist vereinbart, und wie läuft die Arbeit tatsächlich? Mit den Beteiligten kläre ich, welche Regelungen weiterhin passen und wo Aufgaben, Befugnisse oder Übergaben verändert werden müssen.
Was der Alltag verlangt
Das Tagesgeschäft erledigen, Mitarbeiter führen, Kunden betreuen und gleichzeitig an der Weiterentwicklung arbeiten: Im Unternehmen läuft vieles parallel.
Dabei brauchen mehrere Bereiche dieselben Informationen, Entscheidungen oder Kapazitäten. Geschäftsführung und Mitarbeiter stimmen sich ab, setzen Prioritäten und klären, was warten kann.
Wie viel Aufmerksamkeit das verlangt, hängt auch davon ab, wie das Unternehmen organisiert ist.
Wie die Organisation mitwirkt
Wer übernimmt welche Aufgaben? Wer darf entscheiden? Wie arbeiten die Bereiche zusammen? Dafür gibt es in jedem Unternehmen Regelungen – ausdrücklich vereinbart oder über die Jahre eingespielt.
Sie bestimmen, ob Mitarbeiter selbstständig weiterarbeiten können, welche Entscheidungen bei der Geschäftsführung landen und wie Informationen weitergegeben werden.
Eine Regelung kann im einzelnen Bereich gut funktionieren und die Arbeit im nächsten trotzdem erschweren. Deshalb betrachte ich sie im Zusammenhang.
Wie ich mir das Unternehmen anschaue
Ich gehe mit Geschäftsführung und Mitarbeitern durch, wie Aufgaben verteilt sind, Entscheidungen getroffen werden und die Arbeit zwischen den Bereichen weiterläuft.
Dabei interessiert mich, was vereinbart ist und was tatsächlich passiert. Wo unterscheiden sich die Vorstellungen der Beteiligten? Welche Regelungen helfen im Alltag? Wo muss regelmäßig jemand eingreifen?
So wird sichtbar, was bereits funktioniert und an welcher Stelle wir etwas verändern sollten. Daraus bestimmen wir den Umfang der Zusammenarbeit.
Struktur, die im
Alltag wirkt
Ein Auftrag betrifft selten nur einen Bereich. Was im Vertrieb zugesagt wird, muss in der Umsetzung geleistet werden können. Dafür braucht es Mitarbeiter, Zeit und Informationen. Für die spätere Abrechnung müssen die erbrachten Leistungen erfasst sein.
Das Modell zeigt diese Verbindungen im gesamten Unternehmen. Marketing und Vertrieb, Kunden und Umsetzung, Finanzen und Buchhaltung sowie Organisation und Kapazität haben jeweils eigene Aufgaben. Zugleich hängt ihre Arbeit voneinander ab.
Strategie und Steuerung legen fest, was Vorrang hat. Rollen und Entscheidungsbefugnisse bestimmen, wer Verantwortung übernimmt und handeln darf. Tools und Systeme unterstützen die Zusammenarbeit. Die rechtlichen, vertraglichen und kaufmännischen Grundlagen gehören ebenfalls zum Gesamtbild.
Mit diesem Blick prüfe ich, wo eine Schwierigkeit entsteht und welche anderen Bereiche beteiligt sind. Daraus ergibt sich, was wir organisatorisch bearbeiten müssen und wo zusätzliche fachliche Unterstützung gebraucht wird.
Wie Strukturarbeit aussehen kann
Nicht jedes Unternehmen braucht denselben Arbeitsauftrag.
Entscheidend ist, wie weit das Problem reicht: Betrifft es eine einzelne wiederkehrende Situation, einen gewachsenen Bürobereich, das Zusammenspiel im gesamten Unternehmen oder die laufende Steuerung?
Daraus ergeben sich unterschiedliche Formen der Zusammenarbeit.
Unternehmensarchitektur
Struktur-Start
Wenn eine konkrete betriebliche Situation immer wieder an derselben Stelle hängen bleibt.
In einem vorbereiteten Arbeitstermin klären wir Ablauf, Verantwortung, Entscheidungen und notwendige Informationen. Das vereinbarte Vorgehen erhältst du anschließend schriftlich.
Business-Zentrale
Wenn Schwierigkeiten an mehreren Stellen zusammenhängen und Aufgaben, Verantwortung und Entscheidungen über die einzelnen Bereiche hinweg neu geordnet werden müssen.
Wir klären die Organisation des Unternehmens und richten die zentrale Steuerung gemeinsam ein. Diese erproben wir im Alltag. Weitere notwendige Arbeiten halten wir mit Prioritäten und Verantwortlichen fest.
Externe COO
Wenn Aufgaben und Verantwortlichkeiten grundsätzlich geregelt sind, die Abstimmung zwischen den Bereichen und das Verfolgen vereinbarter Schritte aber laufende Unterstützung brauchen.
Als externe COO führe ich die Arbeitsstände zusammen, bereite Entscheidungen vor und stimme mit der Geschäftsführung die Prioritäten ab. Mit den Verantwortlichen kläre ich die nächsten Schritte und verfolge deren Umsetzung.
Operative Spezialisierung
Operative Ordnung
Wenn sich im Büro offene Vorgänge ansammeln und Rechnungen, Belege oder wiederkehrende Aufgaben nicht verlässlich bearbeitet werden.
Ich packe bei der vereinbarten Aufarbeitung mit an. Gemeinsam richten wir Ablage, Übersichten und Abläufe ein und erproben sie an echten Vorgängen. Anschließend führt der Betrieb die Arbeit selbst weiter.