Haltung. Arbeitsweise. Verantwortung.
Was meine Arbeit ausmacht
Ich bin Franziska Schmidt.
Betriebswirtin, Unternehmensarchitektin und externe COO.
Zwölf Jahre Außendienst in der Baubranche haben meinen Blick auf Unternehmen geprägt. Ich habe sehr unterschiedliche Betriebe kennengelernt und erlebt, wie viel zwischen einer Absprache und ihrer Umsetzung passieren kann: Ein Auftrag wird übergeben, Angaben fehlen, jemand muss entscheiden. Und oft sorgen erfahrene Mitarbeiter dafür, dass es trotzdem weitergeht.
Mich interessiert deshalb nicht nur, wie ein Unternehmen auf dem Papier organisiert ist. Ich will wissen, wie die Beteiligten tatsächlich arbeiten, was sie voneinander brauchen und wo beides nicht zusammenpasst.
Ich frage nach, auch wenn ein Ablauf selbstverständlich erscheint oder „schon immer so“ funktioniert hat. Dabei geht es mir darum, zu verstehen, was sich bewährt hat und was heute Schwierigkeiten macht.
Mit still structured arbeite ich mit Geschäftsführung und Mitarbeitern daran, Aufgaben, Verantwortung, Entscheidungen und Zusammenarbeit so zu regeln, dass sie im Betrieb funktionieren.
Wie ich arbeite
Ich beginne nicht mit einem Tool und nicht mit einer fertigen Methode.
Zuerst kläre ich, was im Alltag tatsächlich passiert: Wo bleibt ein Vorgang hängen? Wer entscheidet? Welche Informationen fehlen? Welche Aufgaben landen immer wieder bei derselben Person?
Was ich übernehme, hängt davon ab, was der Betrieb braucht. Das kann die Klärung eines einzelnen Ablaufs sein, die praktische Aufarbeitung eines Bürobereichs oder ein Organisationsprojekt für das gesamte Unternehmen. Als externe COO übernehme ich die laufende operative Steuerung im vereinbarten Rahmen. Dafür muss nicht vorher ein Aufbauprojekt mit mir stattgefunden haben.
Wofür ich stehe
Ich stehe für Struktur, die im Alltag verständlich und nutzbar ist.
Wer Verantwortung übernimmt, muss wissen, was zu seiner Aufgabe gehört und was er selbst entscheiden darf. Bei einer Übergabe muss klar sein, was der Nächste braucht, um weiterarbeiten zu können. Solche Regelungen müssen im Betrieb brauchbar sein – auch dann, wenn die Person, die sonst alles erklärt, gerade nicht da ist.
Ein Unternehmen wird nicht dadurch unabhängiger, dass mehr dokumentiert wird. Es wird unabhängiger, wenn klar ist, wer wofür einsteht, wie Entscheidungen getroffen werden und wie Informationen weiterlaufen.
Meine Arbeit soll keine zusätzliche Verwaltungsschicht erzeugen. Sie soll dafür sorgen, dass weniger persönlich zusammengehalten werden muss.
Für wen meine Arbeit sinnvoll ist
Meine Arbeit passt für kleine Unternehmen, die ihre Organisation weiterentwickeln oder Unterstützung bei der laufenden operativen Steuerung brauchen. Anlässe können wiederkehrende Schwierigkeiten im Alltag sein, veränderte Aufgaben, Wachstum oder ein Wechsel in der Führung.
Ich arbeite mit der Geschäftsführung, Führungskräften und den Mitarbeitern, die die jeweiligen Abläufe kennen. Gemeinsam klären wir, was sich ändern soll und was dafür im Betrieb gebraucht wird.
Voraussetzung ist, dass die nötigen Informationen zugänglich sind, Entscheidungen verbindlich getroffen werden und die Beteiligten an der vereinbarten Veränderung mitarbeiten können.
So arbeiten wir zusammen.
Am Anfang steht die Einordnung: Was ist tatsächlich betroffen und welcher Arbeitsrahmen passt dazu?
In einem Aufbauprojekt arbeite ich für einen begrenzten Zeitraum mit dem Unternehmen. Wir klären, richten ein, erproben und übergeben die neue Arbeitsweise an die verantwortlichen Personen.
Als externe COO bleibe ich länger an Bord, wenn das Unternehmen eine laufende Steuerung von außen braucht.
Mein Ziel ist dabei nie, mich im Unternehmen unentbehrlich zu machen. Ein Aufbauprojekt ist dann erfolgreich, wenn die geschaffene Struktur ohne mich weiterläuft. Auch ein COO-Mandat besteht nur so lange, wie die externe Steuerung einen klaren Auftrag erfüllt.
Ich will gebraucht werden, solange meine Rolle sinnvoll ist. Nicht, weil ohne mich wieder alles zusammenfällt.
Ein Tool löst keine ungeklärte Arbeit
Ein Tool kann Unklarheit sehr ordentlich aussehen lassen. Eine Automatisierung kann sie sogar beschleunigen.
Wenn niemand eindeutig verantwortlich ist, der Ablauf an jeder Übergabe anders funktioniert oder Entscheidungen keinen festen Ort haben, löst eine neue Software dieses Problem nicht. Sie verteilt dieselben Rückfragen nur auf zusätzliche Felder, Statusmeldungen und Benachrichtigungen.
Deshalb beginne ich nicht bei der Technik.
Zuerst muss klar sein, was tatsächlich passieren soll, wer übernimmt, wer entscheidet und welche Information weitergegeben werden muss. Erst dann lässt sich sinnvoll entscheiden, was ein Tool abbilden oder eine Automatisierung übernehmen kann.
Tools bilden eine Arbeitsweise ab. Sie ersetzen sie nicht.